Perakende için e-Arşiv ve e-Fatura
Mağaza ve e-ticaret satışlarının belgesini otomatik üretin; iade ve iptal süreçlerini kayıp vermeden yönetin.
Perakendede belge hacmi yüksek, tutarlar küçüktür. Bu, hatanın tek tek fark edilmesini zorlaştırır: eksik kesilen bir e-Arşiv fatura ya da iadesi belgeye yansımamış bir satış, tek başına küçük görünür ama binlerce işlem içinde birikince hem muhasebe hem denetim sorunu haline gelir.
Datkor e-Dönüşüm perakende kurulumunda belge satışın kendisinden doğar. Nihai tüketiciye e-Arşiv, kurumsal müşteriye e-Fatura otomatik seçilir; iade ve iptalde ilgili belge zinciri birlikte güncellenir. Kanal fark etmeksizin tüm belgeler tek arşivde toplanır.
Perakendede belge yönetiminin zorlukları
Belge tipi elle seçiliyor
Müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığı elle kontrol edildiğinde yanlış belge tipi kesilir; düzeltme ek iş yükü doğurur.
İade belgeye yansımıyor
Mağazada alınan iade belge zincirine işlenmediğinde satış ve muhasebe kaydı ayrışır; dönem sonunda fark çıkar.
Kanallar ayrı belge üretiyor
E-ticaret ve mağaza farklı sistemlerden belge kestiğinde numara sırası, arşiv ve raporlama parçalanır.
Arşiv erişimi yavaş
Geçmiş belgeye ulaşmak dakikalar sürdüğünde müşteri talebi de denetim talebi de gecikmeli karşılanır.
Satıştan belgeye otomatik zincir
e-Arşiv fatura
Nihai tüketici satışlarında e-Arşiv fatura otomatik üretilir ve GİB'e iletilir; müşteriye e-posta veya bağlantı ile sunulur.
e-Fatura
Karşı taraf e-Fatura mükellefi ise sistem bunu mükellef listesinden tespit eder ve doğru belge tipini kendisi seçer.
İade ve iptal yönetimi
İade işlemi ilgili belgeye bağlanır; iade faturası veya iptal kaydı zincirle birlikte oluşur.
Çok kanallı tek numaratör
Mağaza ve e-ticaret aynı belge serisini kullanır; numara sırası ve arşiv bütünlüğü korunur.
Yasal süreli arşiv
Belgeler yasal saklama süresince erişilebilir tutulur; müşteri, tarih ve tutar bazında saniyeler içinde bulunur.
ERP ve e-ticaret entegrasyonu
Datkor ERP ile hazır bağlantı; diğer sistemler için açık REST API ile satış verisinden belge üretimi.
Satıştan arşive kadar akış
Satış
Mağaza kasasında veya e-ticarette satış tamamlanır; müşteri ve tutar bilgisi belge modülüne geçer.
Belge tipi seçimi
Sistem karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını kontrol eder ve e-Fatura ya da e-Arşiv'i otomatik seçer.
Düzenleme ve iletim
Belge oluşturulur ve GİB'e iletilir; müşteriye elektronik olarak sunulur.
İade / iptal
İade geldiğinde ilgili belgeye bağlı iade faturası veya iptal kaydı oluşturulur; stok ve muhasebe birlikte güncellenir.
Arşiv ve raporlama
Belgeler yasal süre boyunca saklanır; kanal, mağaza ve dönem bazında raporlanır.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
e-Dönüşümün başarısı kesilen belge sayısıyla değil, hatasız ve zamanında kesilme oranıyla ölçülür. Aşağıdaki göstergeler bu kaliteyi izlemeyi sağlar.
- Başarılı iletim oranı: GİB'e ilk denemede sorunsuz iletilen belge oranı; hata veren belgelerin neden kırılımı.
- Belge kesim gecikmesi: Satış anı ile belge düzenleme anı arasındaki ortalama süre.
- İade belge oranı: Toplam belgeye oranla iade/iptal belgesi sayısı; kanal ve neden kırılımında.
- Yanlış belge tipi düzeltmesi: Sonradan düzeltilmesi gereken belge sayısı; mükellef kontrolünün doğru işleyip işlemediğinin göstergesi.
- Arşiv erişim süresi: Geçmiş bir belgeye ulaşmak için harcanan ortalama süre; müşteri ve denetim taleplerinde hizmet kalitesi.
e-Dönüşüm yükümlülükleri
e-Fatura ve e-Arşiv, GİB tarafından belirlenen zorunluluk sınırlarına tabidir. Sistem belge formatı ve iletim kurallarına uygun çalışır.
- e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin GİB formatında düzenlenmesi ve iletilmesi
- Karşı tarafın e-Fatura mükellefiyet durumunun kontrol edilerek doğru belge tipinin seçilmesi
- Belgelerin yasal saklama süresince erişilebilir biçimde arşivlenmesi
- İade ve iptal işlemlerinin belge zinciriyle ilişkilendirilerek kayda geçmesi
- KVKK: müşteri iletişim ve fatura verisinde yetki bazlı erişim ve saklama süresi yönetimi
Sık sorulan sorular
Mükellefiyet, GİB'in belirlediği ciro ve faaliyet kriterlerine göre doğar. Kendi durumunuzu mali müşavirinizle netleştirmeniz gerekir; sistem tarafında ise karşı tarafın mükellefiyeti mükellef listesinden otomatik kontrol edilir ve doğru belge tipi seçilir.
Datkor ERP ile hazır bağlantısı vardır. Farklı bir kasa veya e-ticaret altyapısı kullanıyorsanız açık REST API üzerinden satış verisi alınarak belge üretilir; entegrasyon kapsamı sağlayıcınızın servislerine göre analiz aşamasında belirlenir.
Belge üretimi ve iletimi kuyruk mantığıyla çalışır; yoğun saatlerde işlemler sıraya alınır ve sırayla iletilir. Bulut sürümde kapasite tarafımızca ölçeklenir; beklenen günlük belge adedinizi analiz aşamasında paylaşmanız kapasite planlaması için gereklidir.
Satış durmaz; belge kuyruğa alınır ve bağlantı geldiğinde iletilir. Ancak belge düzenleme süresine ilişkin yasal yükümlülükler devam ettiği için uzun kesintilerde kuyruk durumunun izlenmesi gerekir; sistem bekleyen belgeleri uyarı olarak gösterir.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Perakende sektörü için diğer çözümler
Datkor e-Dönüşüm diğer sektörlerde
Belge akışınızı demoda görün
Kendi satış senaryonuzu kuralım; satıştan belgeye ve iadeye kadar zincirin nasıl işlediğini ürün üzerinde gösterelim.