Finans sektörü için bulut santral
Müşteriyle yapılan her görüşmenin kaydı, erişim yetkisi ve saklama süresi denetime hazır biçimde yönetilsin.
Finans ve sigortacılıkta telefon görüşmesi çoğu zaman sohbet değil, işlemin kendisidir. Verilen bilginin, alınan talimatın ve teklif edilen ürünün kaydı bir uyuşmazlıkta elinizdeki tek dayanaktır. Kaydın var olması da yetmez; ne kadar saklandığı, kimin dinleyebildiği ve gerektiğinde ne kadar sürede bulunabildiği sorulur.
Datkor Bulut Santral görüşmeyi kaydetmekle kalmaz, kaydın çevresindeki yönetimi kurar: rol bazlı erişim, dinleme günlüğü, tanımlı saklama süresi ve tarih-numara-temsilci üzerinden hızlı arama. Portföy görüşmeleri müşteri kaydına bağlanır; kimin ne zaman arandığı tahminle cevaplanmaz.
Kayıt yönetilmediğinde ortaya çıkan riskler
Görüşme kaydı bulunamıyor
Uyuşmazlıkta "o gün şöyle konuşulmuştu" demek yetmez. Arşiv dağınıksa aranan kayıt günlerce bulunmaz.
Kayda erişim sınırsız
Hangi müşteri görüşmesini kimin dinlediği kayıt altında değilse müşteri verisi denetlenemez biçimde dolaşır.
Portföy araması takip edilmiyor
Yenileme dönemi yaklaşan müşterinin aranıp aranmadığı temsilcinin defterinde kalır; portföy devrinde bilgi kaybolur.
Saklama süresi elle takip ediliyor
Süresi dolan kaydın silinmemesi de gereken kaydın erken silinmesi de risktir; ikisi de elle yönetilemez.
Uyumu ve portföy takibini birlikte kuran yetenekler
Kayıt ve hızlı arama
Görüşmeler tarih, numara, temsilci ve müşteri kaydı üzerinden aranır; istenen kayıt bulunup dışa aktarılabilir.
Rol bazlı erişim ve dinleme günlüğü
Temsilci kendi görüşmesini, yönetici ekibininkini dinler. Her dinleme kullanıcı ve tarih bilgisiyle günlüğe yazılır.
Tanımlı saklama süresi
Kayıt tipine göre saklama süresi tanımlanır; süre dolduğunda kayıt otomatik silinir ve işlem günlüğe geçer.
Portföyle bağlantı
Gelen çağrıda müşteri kartı açılır; görüşme, süresi ve notu müşterinin temas geçmişine işlenir.
Giden arama listeleri
Yenileme ve tahsilat aramaları liste üzerinden yürütülür; kime ulaşıldığı ve kimin tekrar aranacağı listeden düşmez.
Denetime hazır raporlar
Çağrı hacmi, görüşme süreleri ve erişim günlükleri rapor olarak alınır; iç denetim dosyası elle hazırlanmaz.
Bir müşteri görüşmesinin kayıt yolu
Karşılama ve tanıma
Müşteri arar; numara portföyle eşleşirse kart, açık talepler ve yenileme tarihi temsilcinin ekranında bekler.
Bilgilendirme ve kayıt
Kayıt bilgilendirmesi anonsta verilir. Görüşme baştan kaydedilir ve konu koduyla etiketlenir.
İşlem ve not
Temsilci talebi kaydeder, gerekirse uzmana aktarır. Verilen söz ve tarihi müşteri kaydına yazılır.
Arşivleme
Kayıt müşteriyle ilişkilendirilerek arşive alınır; erişim yetkisi tanımlı role göre sınırlanır.
Denetim ve imha
İstenen kayıt tarih ve numarayla bulunur; saklama süresi dolduğunda otomatik imha edilir ve günlüğe işlenir.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Finans tarafında hattın performansı kadar kaydın yönetimi de ölçülür. Aşağıdaki göstergeler hem operasyonun hem uyumun takibini sağlar.
- Kayıt bulma süresi: Talep edilen bir görüşmenin bulunup dışa aktarılmasına kadar geçen süre.
- Cevaplama oranı: Gelen çağrıların karşılanma yüzdesi ve karşılanamayanların saat dağılımı.
- Portföy temas oranı: Belirli bir dönemde en az bir kez aranan müşteri payı; temsilci kırılımında.
- Yenileme araması tamamlanma oranı: Yenileme listesindeki müşterilerden kaçına gerçekten ulaşıldığı.
- Kayda erişim sayısı: Kimin kaç kayda eriştiği; olağandışı erişimin fark edilmesini sağlar.
Kayıt yönetimi ve mevzuat
Finans ve sigortacılıkta çağrı kaydı hem müşteri ilişkisinin hem denetimin konusudur. Sistem bu iki tarafı aynı anda taşımalıdır.
- KVKK aydınlatması ve kayıt bilgilendirmesinin karşılama anonsunda yapılması
- Saklama süresinin kayıt tipine göre tanımlanması, süre sonunda otomatik imha ve imha kaydı
- Rol bazlı erişim yetkisi ve her dinleme işleminin kullanıcı-tarih bilgisiyle günlüğe yazılması
- İlgili kişi veya denetim başvurusunda kaydın tarih, numara ve temsilci ile bulunup dışa aktarılması
- Kayıtların yurt içinde, Türkiye lokasyonlu sunucularda barındırılması
Sık sorulan sorular
Kayıt kapsamını siz belirlersiniz: tüm çağrılar, yalnız belirli kuyruklar veya belirli konu kodları kaydedilebilir. Hangi görüşmenin kaydının zorunlu olduğu tabi olduğunuz mevzuata göre değişir; sistem her iki kurguyu da destekler.
Gelen çağrıda müşteri kartı açılır, görüşme ve notu temas geçmişine işlenir, çağrı sonrası görev veya talep açılır. Yenileme listesi CRM'den gelir, arama sonucu CRM'e geri yazılır; böylece kimin arandığı listeyle cevaplanır.
Evet. Kayıtlar tekil veya toplu biçimde dışa aktarılabilir, API ile de çekilebilir. Kurum arşivine düzenli aktarım kurgulanabilir; dışa aktarma işlemleri de günlüğe yazılır.
Kayıtlar tarih, numara, temsilci, kuyruk ve müşteri kaydı alanlarıyla aranabildiği için tekil bir görüşmeye hızla ulaşılır. Erişim yetkiniz varsa kaydı doğrudan indirebilirsiniz.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Finans sektörü için diğer çözümler
Datkor Bulut Santral diğer sektörlerde
Kayıt yönetiminizi gözden geçirelim
Demoda mevcut saklama ve erişim kurallarınızı ürüne kuralım; bir kaydı tarih ve numarayla bulmanın ne kadar sürdüğünü birlikte görelim.