Sağlık kurumları için bulut santral
Randevu hattı meşgul çalmasın, hasta aramaları kayıtta kalsın, bölümler arası yönlendirme hastayı dolaştırmasın.
Bir polikliniğin telefon hattı, kapısındaki sıra kadar belirleyicidir. Sabah saatlerinde randevu için arayan hasta meşgul sinyali alıyorsa o randevu boş kalır; bölüme bağlanmak için üç kez aktarılan hasta ise memnuniyetsizliği muayene odasına taşır.
Datkor Bulut Santral sağlık kuruluşlarında hattı bir operasyon alanına çevirir: randevu, tetkik sonucu ve faturalandırma gibi konular menüde ayrılır, her biri kendi ekibinin kuyruğuna düşer. Yoğunlukta çağrı kaybolmaz; sıra beklemek istemeyen hasta geri arama talebi bırakır.
Hasta hattının yönetilmediği yerde ne oluyor?
Randevu hattı meşgul çalıyor
Sınırlı hat ve dahili ile sabah yoğunluğu karşılanamaz. Ulaşamayan hasta başka kuruma gider, boşalan randevu yerine konmaz.
Hasta bölümden bölüme aktarılıyor
Doğru birime yönlendirme kişilerin bilgisine kalınca hasta derdini üç kez anlatır. Aktarımda hat düşerse baştan arar.
Telefonda ne söylendiği belirsiz
Verilen randevu veya bilgi kayıt altında olmadığında anlaşmazlıkta elde dayanak kalmaz.
Hasta verisi hatta korunaksız
Hangi görüşmeyi kimin dinleyebildiği tanımlı değilse özel nitelikli sağlık verisi denetlenemez biçimde dolaşır.
Hasta iletişimini düzene sokan yetenekler
Konuya göre menü
Randevu, sonuç, faturalandırma ve acil yönlendirme ayrı seçeneklerde; her seçenek kendi ekibinin kuyruğuna düşer.
Randevu kuyruğu ve geri arama
Sabah yoğunluğunda hasta sırasını kaybetmeden hattı kapatabilir; sırası gelince sistem hastayı arar.
Yetki bazlı çağrı kaydı
Görüşmeler kaydedilir, ancak hangi kaydı kimin dinleyebileceği rolle sınırlanır ve her erişim günlüğe yazılır.
Randevu hatırlatma
Yaklaşan randevu için SMS veya WhatsApp hatırlatması gönderilir; iptal eden hastanın yeri yeniden açılabilir.
Çok şubeli yapı
Merkez ve şube poliklinikler tek numarada toplanır, çağrı tanımladığınız kurala göre birimlere dağıtılır.
Hat raporları
Hangi saatte kaç çağrı karşılanamadı, hangi bölüm hattı ne kadar meşgul — personel planlaması buna göre yapılır.
Hastanın aramasından randevusuna kadar
Karşılama
Hasta arar, menüden konusunu seçer. Numarası kayıtlıysa hasta kartı temsilcinin ekranında açılır.
Yönlendirme
Çağrı ilgili birimin kuyruğuna düşer; acil yönlendirme seçeneği kuyruğa girmeden sorumlu hatta bağlanır.
Görüşme ve işlem
Randevu oluşturulur veya bilgi verilir. Temsilci notunu panelden yazar, gerekirse hekim sekreterliğine aktarır.
Kayıt
Görüşme kaydı ve not hasta kaydına bağlanır; verilen randevu takvime işlenir.
Hatırlatma
Randevu öncesi SMS veya WhatsApp hatırlatması gider; hasta iptal ederse boşalan yer yeniden değerlendirilir.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Hasta iletişiminin iyi yönetilip yönetilmediği şikâyet sayısıyla değil, aşağıdaki göstergelerle ölçülür.
- Cevaplanamayan çağrı oranı: Özellikle sabah randevu saatlerinde karşılanamayan çağrıların payı.
- Ortalama bekleme süresi: Hastanın kuyrukta geçirdiği süre; bölüm ve saat kırılımında.
- Randevuya gelmeme oranı: Hatırlatma gönderilen ve gönderilmeyen randevular arasındaki fark.
- Aktarım sayısı: Bir çağrının kaç kez birim değiştirdiği; menü kurgusunun doğruluğunun göstergesi.
- Geri arama tamamlanma oranı: Sıra bırakan hastalardan kaçına gerçekten dönüldüğü.
Sağlık verisi, kayıt ve mevzuat
Telefonda konuşulanın büyük kısmı özel nitelikli kişisel veridir. Hattın kurgusu bunu baştan gözetmelidir.
- KVKK md. 6 kapsamında sağlık verisi için ayrı erişim yetkisi ve işlem günlüğü
- Kayıt bilgilendirmesinin karşılama anonsunda yapılması ve aydınlatma metniyle uyumu
- Saklama süresi dolan görüşme kayıtlarının otomatik silinmesi
- Hasta başvurusunda belirli bir görüşmenin tarih ve numara ile bulunup dışa aktarılması
- Kayıtların yurt içinde, Türkiye lokasyonlu sunucularda barındırılması
Sık sorulan sorular
Gelen numaranın hasta kaydıyla eşleşmesi ve randevu bilgisinin ekrana gelmesi API üzerinden sağlanır. Entegrasyonun kapsamı karşı sistemin sunduğu servislere göre analiz aşamasında belirlenir.
Yetki rol bazlı tanımlanır: temsilci yalnız kendi görüşmesini, süpervizör ekibininkini dinleyebilir. Her dinleme kullanıcı ve tarih bilgisiyle günlüğe yazılır, böylece erişim denetlenebilir kalır.
Evet. Menüde ayrı bir seçenek tanımlanır ve bu çağrılar kuyruğa girmeden sorumlu hatta düşer; cevaplanmazsa tanımladığınız yedek numaraya veya cep telefonuna yönlendirilir.
Evet. Tek numarada toplanan çağrılar menü seçimine veya tanımladığınız kurala göre şubelere dağıtılır; her şubenin raporu ayrı tutulur.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Sağlık sektörü için diğer çözümler
Datkor Bulut Santral diğer sektörlerde
Randevu hattınızı birlikte kurgulayalım
Demoda sabah yoğunluğunuzu örnek alalım; menü, kuyruk ve geri arama akışını ürün üzerinde görün.