Finans kuruluşları için Doküman Yönetimi
Sözleşme, rıza ve müşteri dosyalarını denetime hazır biçimde saklayın; her erişim kayıtlı kalsın.
Finansal kuruluşlarda belge, ilişkinin kendisidir: sözleşme, aydınlatma metni, rıza beyanı ve müşteri dosyası bir uyuşmazlıkta veya denetimde kurumun tek dayanağıdır. Bu belgelerin fiziksel klasörlerde veya ortak ağ klasörlerinde tutulması yalnız erişim sorunu değil, doğrudan bir kanıt riskidir: hangi sürümün imzalandığı ve kimin ne zaman eriştiği gösterilemez.
Datkor Doküman Yönetimi finans kurulumunda her belge müşteri ve ürün kaydıyla ilişkilendirilir, sürümlenir ve saklama süresiyle birlikte izlenir. Erişim yetkiye bağlıdır ve her görüntüleme günlüklenir; denetimde sorulan "kim, ne zaman, hangi belgeye erişti" sorusu kayıtla yanıtlanır.
Finansal belge yönetiminin riskleri
Hangi sürüm imzalandı belirsiz
Aydınlatma metni veya sözleşme güncellendiğinde müşterinin hangi sürümü onayladığı kayıtlı değilse, uyuşmazlıkta dayanak kalmaz.
Erişim izlenmiyor
Müşteri dosyalarına kimin eriştiği kayıtlı olmadığında hem iç kontrol hem KVKK açısından açık oluşur.
Saklama süresi yönetilmiyor
Süresi dolan belgelerin silinmemesi de, erken silinmesi de ayrı birer uyum sorunudur.
Denetim hazırlığı uzun
İstenen belgeler farklı klasörlerden toplandığında denetim hazırlığı günler alır ve eksik kalma riski taşır.
Denetlenebilir belge arşivi
Müşteri ve ürün ilişkisi
Her belge ilgili müşteri ve ürün kaydına bağlanır; bir müşterinin tüm belgeleri tek ekranda listelenir.
Sürüm kontrolü
Sözleşme ve metin sürümleri saklanır; müşterinin hangi sürümü onayladığı tarih bilgisiyle kayıtlıdır.
Onay akışı ve imza
Belge tipine göre iç onay adımları tanımlanır; elektronik imza kullanımı desteklenir.
Yetki bazlı erişim ve günlük
Kim hangi belgeyi görebilir tanımlıdır; her görüntüleme ve indirme kullanıcı ve tarih bilgisiyle kaydedilir.
Saklama süresi yönetimi
Belge tipine göre saklama süresi tanımlanır; süre dolduğunda imha veya arşiv işlemi öneri olarak düşer.
Denetim dosyası hazırlama
Belirli müşteri, ürün veya döneme ait belgeler tek sorguyla listelenir ve denetim için paketlenir.
Belge oluşumundan denetime akış
Belge oluşturma
Sözleşme, aydınlatma metni veya form güncel sürümden üretilir; müşteri ve ürün kaydına bağlanır.
Onay ve imza
İç onay adımları tamamlanır; müşteri onayı veya imzası tarih ve sürüm bilgisiyle kaydedilir.
Arşivleme
Belge dosya yapısına göre arşive girer; saklama süresi tanımlanır ve izlenmeye başlar.
Erişim
Yetkili kullanıcılar belgeye erişir; her erişim günlüklenir ve raporlanabilir.
Denetim ve imha
Denetimde istenen belgeler tek sorguyla paketlenir; saklama süresi dolanlar için imha işlemi kayda bağlanır.
Hangi göstergeleri izlersiniz?
Belge yönetiminin kalitesi, bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda ne kadar sürede ve ne kadar eksiksiz ulaşıldığıyla ölçülür.
- Belge bulma süresi: Talep edilen bir belgeye ulaşma süresi; denetim ve müşteri taleplerinde yanıt hızı.
- Eksik belge oranı: Müşteri dosyalarında zorunlu olduğu halde bulunmayan belge oranı; açıkların erken kapatılması.
- Saklama süresi aşan belge: Süresi dolduğu halde işlem yapılmamış belge adedi; uyum açığının doğrudan ölçüsü.
- Erişim günlüğü hacmi: Dönemsel görüntüleme ve indirme sayısı; olağandışı erişim desenlerinin tespiti.
- Onay süresi: Belgenin oluşturulmasından onaylanmasına kadar geçen ortalama süre.
Finansal belgede saklama ve erişim
Finans sektöründe belge saklama süreleri ve erişim kontrolü hem mevzuat hem iç denetim konusudur.
- Belge tipine göre saklama sürelerinin tanımlanması ve süre sonunda işlemin kayda bağlanması
- Sözleşme ve aydınlatma metni sürümlerinin, müşterinin onayladığı sürümle birlikte saklanması
- Yetki bazlı erişim ve her görüntüleme/indirme işleminin kullanıcı-tarih bilgisiyle günlüklenmesi
- KVKK: kişisel veri içeren belgelerde amaçla sınırlılık ve ilgili kişi taleplerinin karşılanabilmesi
- Verinin Türkiye lokasyonlu sunucularda şifreli ve yedekli saklanması
Sık sorulan sorular
Metin sürümlenir ve müşterinin onayı sürüm numarası, tarih ve kanal bilgisiyle kaydedilir. Bir uyuşmazlıkta veya denetimde o tarihte yürürlükte olan metnin tam içeriği ve onay kaydı birlikte sunulabilir.
İlgili kişinin belgeleri tek sorguyla listelenir. Ancak her belge silinemez: mevzuat gereği saklanması zorunlu belgeler için saklama süresi devam eder. Sistem hangi belgenin hangi gerekçeyle saklandığını gösterir; bu ayrım talebin doğru yanıtlanması için gereklidir.
Zorunlu değil. Sistem bugünden itibaren üretilen belgelerle başlatılabilir; geçmiş arşiv talebe göre veya kademeli taranır. Öncelik genellikle aktif müşteri dosyalarına verilir.
Erişim günlükleri raporlanabilir; belirli bir kullanıcının kısa sürede çok sayıda dosyaya erişmesi gibi desenler görülebilir. Otomatik uyarı eşikleri tanımlanabilir, ancak bu eşiklerin kurumunuzun normal iş hacmine göre ayarlanması gerekir.
Aynı yolda ilerleyen diğer sayfalar
Finans sektörü için diğer çözümler
Datkor Doküman Yönetimi diğer sektörlerde
Denetim dosyanızı demoda hazırlayalım
Bir müşteri dosyası senaryosu kuralım; belgelerin nasıl bağlandığını ve denetim paketinin nasıl çıktığını gösterelim.